Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

 1. Elemen-elemen Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilakasankan, metode metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi. Elemen Desain Pekerjaan itu meliputi:

1. Elemen organisasional

Elemen organisasi pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi, yaitu akan mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Bila karyawaan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi. Dalam elemen organisasi meliputi:

a. Pendekatan mekanistik, pendekatan mekanistik adalah upaya suatu organisasi dalam mencapai sesuatu yang diinginkan. Untuk mencapai hal tersebut membutuhkan team, ada pemimpin atau pelatih yang bisa memimpin dengan baik, dan juga dalam melaksakannya harus bekerja sama. Pendekatan mekanistik bisa diartikan juga sebagai cara melakukan sesuatu dengan team.

b. Aliran kerja, aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengarui dengan sifat produk dan jasa, biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan.

c. Praktek-praktek kerja, adalah cara pelaksanakan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesepakan oleh para karyawan, atau bisa juga bagian kontrak kerja manaemen.

2. Elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan berpotensi. Dalam hal ini meliputi dua hal, yaitu eksternal dan internal. Internal adalah tersedianya karyawan-karyawan yang memiliki potensi baik dalam melaksakan bidangnya. Sedangkan eksternal adalah pengaruh dari masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang yang mempunyai pendidikan semakin tinggi akan mempunyai penghargaan yang tinggi dalam kualitas pekerjaanya.

3. Elemen keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu di pertimbangkan dalam desain pekerjaan, diantaranya:

a. Otonomi, bagaimana karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab dengan apa yang dilakukan.

b. Varuasi pekerjaan, bagaimana karyawan dapat melakukan pekerjaan yang tidak membosankan, karena kebosanan akan menimbulkan kelehan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan dalam melakkan pekerjaan.

c. Identitas tugas, suatu pekerjaan harus mempunyai identitas, agar karyawan-karyawan itu mempunyai rasa tanggung jawab saat melakukan pekerjaannya.

d. Umpan balik, biala pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai motivasi untuk melaksanakannya dengan baik.

 

2. Trade-Off Keprilakuan dan Efisiensi

Pengertian efisiensi yaitu perbandingan antara keluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya.

Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:

Produktivitas versus spesialisasi:

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

Kepuasan kerja versus spesialisasi:

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

Proses belajar versus spesialisasi:

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

Perputaran karyawan versus spesialisasi:

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

 

3. Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan terdiri atas dua kata, analisis dan pekerjaan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah sekumpulan/ sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).

Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanya ada dua kegiatan utama dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

 

4. Arti Penting Analisis Jabatan

Analisis Jabatan disebut dengan istilah “Job Analysis”, kadang-kadang dalam bahasa Indonesia diterjemahkan langsung menjadi Analisis Pekerjaan. Analisis Jabatan ini merupakan salah satu fungsi penting dalam Manajemen Sumber Daya Manusia untuk menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat (right man at the right place).

Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Analisis Jabatan atau Job Analysis ini adalah sebuah proses untuk mengidentifikasikan dan menentukan secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan tertentu serta kepentingan yang berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan tertentu. Sedangkan definisi Analisis Jabatan menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004 tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah adalah proses metoda secara sistimatis untuk memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber Daya Manusia.

 

5. Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

 

6. Langkah-langkah Utama dalam Analisis Pekerjaaan

Dessler (2003;118) menyatakan ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah tersebut adalah sebagai berikut:

Menentukan bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat.

Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionaire.

Meninjau informasi dasar dyang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan.

Memilih posisi yang dapat mewakili. Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehingga perlu mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis.

Menganalisis pekerjaan. Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan itu.

Memverifikasi informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh atasan langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu benar dan lengkap.

Membuiat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta bahawa dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu, kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

 

7. Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan yang utama yakni:

 Analisis pekerjaan tradisional (Traditional Job Description), yang mana hanya mencari informasi sekitar 3 aspek, yaitu: (a) Tanggung jawab (responsibilities) dari seseorang terhadap pekerjaannya dan tunduk pada pengarahan dan pengendalian, (b) Kewajiban (duties) umum dari orang yang memegang suatu kedudukan, dan (c) Kualifikasi (qualification) minimal yang layak untuk diterima.

Analisis pekerjaan yang berorientasi pada hasil (Results-oriented Job Description), dimana lebih menekankan pada manfaat suatu pekerjaan, harapan yang akan dicapai, sesuai dengan aspek-aspek, yaitu: a/ Tasks, perilaku, kewajiban atau fungsi apa yang penting untuk suatu pekerjaan; b/ Conditions, berkaitan dengan sifat dasar pekerjaan, syarat-syarat suatu pekerjaan serta kondisinya; c/ Standards, ini berhubungan dengan performansi suatu pekerjaan baik dilihat dari segi standar kuantitas, standar kualitas, dan standar waktu dikaitkan dengan tujuan organisasi; d/ SKAs (Skills, Knowledge, Abilities), yang mana dibutuhkan kriteria kecakapan, pengetahuan dan kemampuan yang standar minimal layak untuk diterima; e/ Qualifications, yang berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, kualifikasi pengalaman,dan kualifikasi tambahan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.

 

8. Sifat Dari Analisis Jabatan

Analisis Jabatan adalah : Prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan ditugasi disitu.

Uraian Jabatan adalah : Suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, dan kepercayaan suatu jabatan.

Spesifikasi Jabatan adalah : Suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian yang sesuai.

Kegunaan Informasi Jabatan:

Perekrutan dan Seleksi,

Penilaian Kinerja,

Kompensasi,

Pelatihan,

Memastikan Pengangkatan yang Lengkap atas Semua Tugas.

 

9. Metode Mengumpulkan informasi Analisis Jabatan

Wawancara : wawancara individual, wawancara kelompok  dan wawancara penyelia dengan beberapa pertanyaan khas : apa saja yang dilakukan oleh jabatan, apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda?-apa persisnya yang anda lakukan?dll.

Kuesioner : meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yg berkaitan dgn jabatan dan tanggung jawab mereka.

Observasi : dpt bermanfaat bila jabatan2 terutama terdr kegiatan yg dpt diobservasi secara fisik (penjaga gedung,pekerja lini perakitan & pegawai akunting)

Buku Harian (diary/logs) peserta.

 

10. Klasifikasi Pekerjaan (Job Classification)

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:

Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?

Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?

 

11. Politik Reklasifikasi (The Politics of Reclassification)

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103).

Sumber:

http://faradillahanjanirohim.web.unej.ac.id/elemen-desain-pekerjaan-msdm/

http://gioakram13.blogspot.com/2013/05/desain-pekerjaan-dan-informasi-anaisis.html

https://www.academia.edu/37645547/BAB_4_ANALISIS_PEKERJAAN_JOB_ANALYSIS

Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Tujuan Analisis Jabatan

http://sdmberkualitas.blogspot.com/2016/04/tujuan-analisis-pekerjaan.html

http://hendrihrd.blogspot.com/2009/03/langkah-langkah-dalam-analisis.html

ANALISIS JABATAN

http://princessfanya.blogspot.com/2012/10/manajemen-sumber-daya-manusia-bab-3.html

https://belajarmanagement.wordpress.com/2009/04/16/klasifikasi-pekerjaan-job-classification/